به منظور ایجاد فرم در اکسل با قابلیت انتخاب تنها یک گزینه میتوان علاوه بر استفاده از RadioBox در اکسل، از Data Validation نیز استفاده نمود.

در فرمهای تعریف شده جهت نظر سنجی عموما سوالات چند گگزینه ای وجود دارد که کاربر می بایست یک گزینه از میان گزینه ها را انتخاب نماید. به منظور جلوگیری از انتخاب بیش از یک سلول میتوان از دستور Data Validation استفاده نمود.

ایجاد فرم در اکسل با قابلیت انتخاب تنها یک گزینه

برای مثال فرم ذیل جهت نظر سنجی از دوره آ»وزشی برگزار شده طراحی شده است که در آن کاربران باید با وارد نمودن عدد ۱ در یکی از ستونهای عالی، خوب، متوسط و ضعیف به هر سوال پاسخ دهند.

به منظور جلوگیری از ثبت دو پاسخ برای یک سوال کافی است مراحل ذیل را انجام داد..

۱-   محدوده مربوط به ثبت داده ها در زیر ستونهای عالی، خوب، متوسط و ضعیف  را انتخاب کرده و از تب Data دستور Data Validation را برگزیده، سپس مشابه شکل ذیل، حالت Allow را بر روی Custom قرار داده.

۲-   همانطور که در شکل فوق مشاهده میشود، در این حالت سلول فعال برابر با سلول D3 می باشد. لذا به منظور محدود کردن با ثبت یک جواب برای هر سوال، کافی است در قسمت Formula از دستور Data Validation، فرمول

=COUNTA($D3:$G3)=1

را وارد نماییم. (مشابه شکل ذیل)

فرمول COUNTA($D3:$G3)=1  از دو بخش تشکیل شده است که در آن مقدار تابع COUNTA($D3:$G3) برابر با تعداد سلولهایی از محدوده D3:G3 می باشد که درون آن مقدار ثبت شده است.

لذا مقدار فرمول فرمول COUNTA($D3:$G3)=1   تنها در زمانی برابر با True خواهد بود که تنها یکی از سلولهای محدوده D3:G3 دارای مقدار باشد و سایر سلولهای آن محدوده خالی باشد.

لذا در حالتی که برای هر سوال پاسخی ثبت نشده باشد، پاسخ جدید از کاربر پذیرفته خواهد شد(مانند شکل ذیل)

و در حالتی که قبلا برای یک سوال پاسخ ثبت شده باشد، پاسخ جدید از سوی کاربر پذیرفته نخواهد شد. (مانند شکل ذیل)

حاصل این تابع در حالتی که سلول F2 خالی باشد برابر با ۰ است و در حالتی که درون آن سلول عدد یا حرفی وارد شده باشد برابر با ۱ است.

لذا مقدار عبارت COUNTA(F2)=1 در حالتی که سلول F2 خالی باشد، برابرFalse و در سایر حالات برابر با True می باشد.