ابزار Data Validation همواره باید قبل از ورود داده تعریف شود و بعد از ورود داده، نسبت به داده هایی که از قبل وارد شده است، بی تاثیر می باشد اما میتوان داده هایی که از قبل وارد شده اند و نامعتبر می باشند را شناسایی نمود.

برای مثال با فرض آن که واحد منابع انسانی قبل از تعریف Data Validation فایل خالی را برای واحدها ارسال نماید و اطلاعات جمع آوری شده را به صورت ذیل یکپارچه نماید.

مراحل شناسایی سلولهای نامعتبر در Data Validation

به منظور شناسایی داده های نامعتبر کافی است مراحل ذیل را انجام دهد.

۱-   محدوده داده ها ی ستون سال تولد را انتخاب نموده و با انتخاب دستور Data Validation از تب Data، ، گزینه Allow را بر روی Whole Number قرار داده و در پنجره جدید در قسمت Data حالت Between را برگزیده و در قسمت Minimum عدد ۱۲۰۰  و در قسمت Maximum عدد ۱۴۰۰ را وارد نموده و بر روی کلید Ok کلیک نموده.

۲-   سپس در حالی که ستون داده های تاریخ تولد انتخاب شده است، مطابق با شکل ذیل، از تب Data  قیمت Data Validation دستور Circle Invalid Data را برگزیده.

۳-   با انتخاب دستور Circle Invalid Data مطابق شکل ذیل، دور داده های نامعتبر یک دایره به رنگ قرمز رسم خواهد شد.

لازم به ذکر است که این داده ها به صورت پویا نمی باشد و با ایجاد تغییر بر روی جدول یا تغییر دادن نوع Sort داده ها، دایره های قرمز رنگ ثابت مانده و تغییر نخواهند کرد.

به منظور حذف دایره های قرمز رنگ از روی صفحه می بایست از قسمت Data Validation، دستور Clear Validation Circle را برگزید.