به منظور کنترل ورود داده در اکسل می توان از ابزار Data Validation استفاده نمود که وظیفه این ابزار مدیریت و محدود کردن کاراکترهای وارد شده در هر سلول می باش.

نحوه استفاده از ابزار Data Validation

فرض کنیم واحد منابع انسانی بخواهد در فرم طراحی شده اطلاعات پرسنلی(شکل ذیل) ، بخواهد کاربرها در ستون سال تولد فقط قسمت سال تولد هر یک از پرسنل را به صورت چهار حرفی وارد نمایند و کاربر نتواند حالتهای دیگر (مانند حالتهای ۵۶، ۱۲/۰۳/۵۶، خرداد ۵۶ و ….) را درون این ستون وارد نماییند. بدین منظور کافی است واحد منابع انسانی قبل از ارسال فایل برای واحدهای مربوطه، گامهای ذیل را انجام دهد.

۱-   محدوده داده ها ی ستون سال تولد ( از سلول E3 تا سلول E14) را انتخاب نماید.

۲-   سپس از تب Data، دستور Data Validation را انتخاب نموده تا پنجزه ذیل باز شود.

۳-   در حالت عادی، گزینه Allow در این پنجره بر روی حالت Any Value قرار داده شده است. این به این معنی بوده که در محدوده انتخاب شده کاربر مجاز به ورود هر نوع داده می باشد در حالی که در این مثال کافی است حالت آن را بر روی Whole Number قرار داده و در پنجره جدید در قسمت Data حالت Between را برگزیده.

۴-   مطابق با شکل ذیل در قسمت Minimum عدد ۱۲۰۰  و در قسمت Maximum عدد ۱۴۰۰ را وارد نموده و بر روی کلید Ok کلیک نموده.

با انجام مراحل فوق، در محدوده انتخاب شده تنها اعداد صحیح (اعداد بدون اعشار) چهار رقمی بین محدوده ۱۲۰۰ تا ۱۴۰۰ قابل ثبت می باشد و هر عددی خارج از این رنج یا هر متنی که توسط کاربر در این ستون وارد نماید، پذیرفته نمی شود، برای مثال اگر کاربر درون سلول E3 عدد ۵۹ را وارد نمایید با خطایی مشابه با شکل ذیل مواجهه خواهد شد.

این پیغام به معنی آن بوده که مقدار وارد شده معتبر نمی باشد و قابلیت ثبت درون آن سلول را ندارد.