به منظور جلوگیری از وارد کردن کاراکتر انگلیسی در اکسل روش های متفاوتی وجود دارد که یکی از ساده ترین آنها استفاده از ابزار Data Validation است.

برای مثال میخواهیم در فرم ذیل، در قسمت ثبت پیشنهاد، امکان ورود کاراکتر انگلیسی از کاربر گرفته شود بدین منظور کافی است مطابق با مراحل ذیل عمل کنیم.

مراحل جلوگیری از وارد کردن کاراکتر انگلیسی در اکسل

۱-   محدوده مربوط به ثبت پیشنهاد را انتخاب کرده و از تب Data دستور Data Validation را برگزیده، سپس مشابه شکل ذیل، حالت Allow را بر روی Custom قرار داده.

۲-   همانطور که در شکل فوق مشاهده میشود اولین سلول از محدوده مرج شده انتخاب شده سلول B5 می باشد که این سلول به عنوان سلول فعال در نظر گرفته خواهد شد لذا فرمول مد نظر باید به صورت

=EXACT(UPPER(B5),LOWER(B5))

برای سلول فعال وارد شود. (مشابه شکل ذیل)

در این فرمول از سه تابع Upper، Lower و Exact استفاده شده است که هر یک به صورت ذیل عمل می کند.

تابع Upper یک ورودی دریافت میکند و تمامی حروف انگلیسی مربوط به ورودی را به حروف بزرگ (کپیتال) تغییر می دهد.

تابع Lower یک ورودی دریافت میکند و تمامی حروف انگلیسی مربوط به ورودی را به حروف کوچک  تغییر می دهد.

تابع Exact دو ورودی دریافت میکند و آن دو را با یکدیگر مقایسه میکند، در حالتی که دو ورودی کاملا یکسان باشند (با در نظر گرفتن حروف کوچک و بزرگ انگلیسی) خروجی این تابع برابر با True خواهد بود و در سایر شرایط مقدار این تابع برابر با False می باشد.

لذا در حالتی که درون سلول B5 حداقل یک کاراکتر انگلیسی وجود داشته باشد، در تابع آن کاراکتر به صورت حرف کوچک نمایش داده میشود و در تابع UPPER(B5) آن کاراکتر به صورت حرف بزرگ نشان داده خواهد شد و در نتیجه حاصل فرمول EXACT(UPPER(B5),LOWER(B5)) برابر با False می باشد. شکل ذیل.

این در حالی است که حروف فارسی تنها دارای یک صورت می باشند و مقدار تابع Upper و Lower برای این حروف یکسان بوده، لذا در صورتی که مقدار وارد شده درون سلول پیشنهادات تماما حروف فارسی باشد یا عدد، حاصل تابع برابر با True خواهد بود و مقدار ثبت شده توسط کاربر پذیرفته خواهد شد. (مانند شکل ذیل)